Одним из наиболее распространенных видов Public Relations, является связи со СМИ. В двух предыдущих своих постах, я описывал схемы взаимоотношения с журналистами. В рамках взаимодействия по всем трем схемам используется один и тот же инструмент: Пресс-релизы.

Когда компания взаимодействует со средствами массовой информации, то она передает им информацию. С одной стороны, интересную читателям (слушателям, зрителям), с другой, удобную для восприятия журналистами. Чтобы облегчить работу сотрудников редакций по суммированию предоставленного материала, а так же для того, чтобы избежать возможности искажения данных, названий, цифр и имен, информацию следует предоставлять им в письменном виде. В пресс-релизе содержатся детали произошедшего события плюс справочная информация о компании, с которым оно связано. В тексте могут приводиться цитаты, высказывания, различные данные, фотографии, рисунки и т.д.

Пресс-релизы стоит использовать и как «рыбу» для журналистов, и как самостоятельный информационный материал. Некоторые печатные издания, а чаще интернет-сайты, в которых нет существенного ограничения на информацию, публикуют пресс-релизы в неизменном виде в специальных рубриках, формируют своеобразные колонки. Нередко их так и называют «Пресс-релиз».

Пример типичного пресс-релиза, опубликованного в интернете:

ОАО «ЦентрТелеком» презентовал новый Интернет-ресурс для юных пользователей глобальной сети

Москва, 30 октября 2009 года. Сегодня в рамках 15-й юбилейной международной выставки «Мир Детства», состоялась презентация нового Интернет-портала от ОАО «ЦентрТелеком» «Ojournal.ru».

Портал является Интерет-платформой детского периодического издания «Отличный журнал», выпускаемого компанией ЦентрТелеком с 2007 года. Новый сетевой ресурс призван стать площадкой для он-лайн общения всех читателей и авторов «Отличного журнала» и положить начало развитию нового подросткового интернет-сообщества. Зарегистрировавшись на портале, любой участник комьюнити пользователей услуг широкополосного доступа «Домолинк» сможет оставлять сообщения в общей ленте активности, загружать фотографии, оставлять комментарии для друзей, формировать группы по интересам, принимать участие в разнообразных конкурсах и играх.

Основными героями портала «Ojournal.ru», наравне с пользователями, станут участники «Команды «Домолинк». Виртуальные персонажи призваны помочь юным пользователям быстрее и легче познакомиться со всеми возможностями ресурса «Ojournal.ru». Открытие Интернет-портала прошло в форме игры «Команда «Домолинк». Прими вызов!». Гостям выставки предлагалось проявить себя в конкурсах на самого умного, самого быстрого и самого красивого участника праздника. Завершилась презентация регистрацией первых пользователей нового портала, вручением памятных призов и подарков.

Для дальнейшей информации:
Директор Департамента по связям с общественностью и инвесторами

Яна Лаврентьева
+7 (495) 793-2486
pr@centertelecom.ru
***
ОАО »ЦентрТелеком» - крупнейшая телекоммуникационная компания фиксированной связи, осуществляющая свою деятельность на территории Центрального Федерального округа, на территории которого проживает более 20% населения России. Компания предоставляет населению и организациям широкий спектр телекоммуникационных услуг, в том числе услуги местной и внутризоновой телефонной связи, высокоскоростного доступа в Интернет с использованием технологии xDSL, передачи данных, проводного и эфирного радиовещания, обеспечивает трансляцию программ кабельного телевидения, а также оказывает услуги присоединения и услуги по пропуску трафика другим операторам связи. Система менеджмента качества ОАО «ЦентрТелеком» сертифицирована на соответствие требованиям государственного стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (международного стандарта ISO 9001:2000). Компания активно развивает широкополосные мультисервисные магистральные сети и сети абонентского доступа на базе самых современных телекоммуникационных технологий.

Предлагаю разобрать структуру представленного текста.

1. Первым блоком идет «Заголовок«. Данный блок используется в первую очередь для собственных информационных ресурсов. Так же, именно благодаря наличию заголовка, журналист может идентифицировать тематику пресс-релиза. Не рекомендуется писать очень длинные или очень короткие заголовки. На мой взгляд, оптимальный заголовок имеет объем от 100 до 254 знаков.

2. Вторым блоком идет «Анонс«. Анонс пресс-релиза является неотъемлемой частью текста. В большинстве случаев, рекомендуется использовать выделение полужирным для абзаца с анонсом. Рекомендуемый объем не более одного абзаца. В качестве хорошего тона, в первых словах анонса рекомендуется указывать дату и место описываемого события. Не бойтесь, если ваш анонс будет напоминать военную сводку от «советского информбюро». Если журналисту будет необходимо, то он прекрасно впишет информацию в формат и стилистику издания.

3. Далее следует сам «Текст пресс-релиза«.  Как я уже писал чуть выше. нет необходимости растекаться мыслью по древу и вводить цветастые обороты и описания. Самое важное в тексте пресс-релиза это информативность и точность. Журналист, получив в руки пресс-релиз, должен обладать максимально возможной информацией и не должен испытывать необходимость в «додумывании» фактов и цифр. В вопросе объема

4. После текста пресс-релиза, следует «Контактная информация«.  Каким бы информативным не был пресс-релиз, все равно у журналиста могут появиться вопросы. Иногда пресс-релиз может послужить причиной последующего интервью или экспертной оценки по смежному вопросу. В связи с этим, у журналиста или редактора должна быть возможность связаться с представителем компании. В контактной информации должны быть указанный имя и фамилия контактного лица, его должность, контактный номер, и учитывая современные технические возможности коммуникации адрес электронной почты.

5. В конце пресс-релиза следует указывать так называемый «Подстрочник«, блок информации о компании. В случае, когда в релизе упоминается больше одной компании (например релиз. сообщающий о подписании соглашения между двумя фирмами), хорошим тоном является включение в подстрочник блока  информации про вторую упоминаемую компанию. Данный блок обычно, предоставляется PR-менеджерами партнерских компаний.

Как видите, пресс-релиз это весьма важный и не простой инструмент в руках менеджера по связям с общественностью. Например в компании ЦентрТелеком на написание одного пресс-релиза, объемом в 2-3 абзаца, уходит от 30 минут до 2 часов.

В качестве дополнительных советов, хочется предложить Вам рекомендации известного британского пиарщика Сэма Блэка:
1. Используйте только одну сторону листа.

2. Оставляйте достаточно широкие поля слева и справа.

3. Распечатывайте материал только через два интервала.

4. Материал должен обязательно быть отпечатан на машинке, если позволяет время. )))))

5. Не делайте никаких подчеркиваний, даже в заголовке. Редакторы предпочитают сами решать, что нужно выделить.

6. Все абзацы, кроме самого первого, должны начинаться с красной строки.
7. Пресс-релизы, содержащие какую-нибудь новость, должны иметь заголовок, передающий суть новости, но он не должен быть «заумным». Редакторы предпочитают давать свой заголовок.

8. На бланке пресс-релиза можно разместить отпечатанную типографским способом шапку с названием и адресом организации, распространяющей пресс-релиз. В шапке нужно указать номер телефона, по которому можно позвонить в дневное и ночное время (по возможности). Эти сведения необходимо повторить в конце пресс-релиза с указанием имени лица (лиц), к которому (которым) можно обратиться за дополнительной информацией.

9. Если консультативная фирма по ПР распространяет пресс-релиз от имени клиента, это нужно соответствующим образом отразить.

10. По возможности пресс-релизы должны быть краткими, чтобы их можно было уместить на одной странице. Если это невозможно, в нижнем правом углу страницы нужно указать «см. далее».

11. На пресс-релизе нужно указать дату, причем ее стоит повторить в нижнем левом углу последней страницы, если пресс-релиз длинный. Как правило, указывается число, когда пресс-релиз будет получен.

12. Следует избегать «эмбарго». Необходимость в них может возникнуть, если нужно изложить речь, которая будет произнесена в какое-то определенное время, но лучше к «эмбарго» не прибегать, за исключением тех случаев, когда они действительно необходимы.

13. Старайтесь избегать, насколько это возможно, заглавных букв. Никогда не пишите заглавными буквами целые слова. Заглавные буквы должны употребляться только в именах, фамилиях, географических названиях и других именах собственных, например, в названиях компаний или продуктов.

14. Не ставьте точек в аббревиатурах (ООН, а не О.О.Н., ВОЗ, а не В.О.З. и т.д.). В публикациях точки оставляют только в конце предложений.

15. Даты обычно пишутся следующим образом: 6 января 1983г., а не 6-го января 1983 года.

16. Числительные от одного до девяти нужно писать прописью, а далее – цифрами. В очень больших числах пользуйтесь словами «тысяча» и «миллион». Различные меры, даты, цены и номера домов пишите цифрами. Если предложение начинается с числительного, давайте его прописью.

17. Слово «процент» предпочтительнее, чем знак «%». Температуру лучше всего писать развернуто, например «30 градусов Цельсия».

18. Кавычки используйте только для обозначения прямой речи. В названиях сортов и марок кавычки не ставьте.

На этом стоит поставить точку. Надеюсь данная информация окажется Вам полезной. Мне будет интересно узнать про Ваши правила при написании пресс-релизов.